Smart Travel PCO se bavi svim poslovima koji treba da garantuju uspešnu konferenciju ili kongres. Mi imamo solidno iskustvo u svim segmentima, od upravljanja projektom i administracije do marketinga i tehničkih rešenja. Naš cilj je da budemo predan i uspešan partner našim klijentima.

Smart Travel PCO nudi usluge za period pre, tokom i posle kongresa. Možemo pomoći kroz sve faze od planiranja, realizacije do praćenja.

Pre skupa: šta je potrebno za realizaciju kongresa?

• Analiza potreba. Mi postavljamo ciljeve, sadržaj programa i definišemo potrebne resurse.
• Upravljamo vremenom i budžetom.
• Rezervacije – predlažemo mesto održavanja i pravimo rezervacije aranžmana, opreme, hotelskog smeštaja, ishrane i konferencijske opreme.
• Marketing – pružamo savete, naručujemo i obezbeđujemo distribuciju propagandnog materijale, brinemo o dizajnu i izgledu teksta. Izrađujemo web stranicu kongresa.
• Upravljanje projektom – mi učestvujemo na sastancima gde se donose planovi, kontaktiramo sa pružaocima usluga i dajemo savete o tehničkim pitanjima.

Usluge za učesnike: sve, od registracije do pločice sa imenom

• Web stranica. Mi kreiramo web stranicu vašeg kongresa sa svim relevantnim informacijama.
• Prijave. Mi primamo, proveravamo i potvrđujemo registraciju.
• Upiti. Mi odgovaramo na sve upite vezane za smeštaj i putovanje putem telefona i e-mail-a.
• Konferencijski materijal. Mi izrađujemo i pakujemo vaš materijal.
• Aplikacije i ostale IT usluge. Naša kreativna rešenja povećavaju aktivnost učesnika pre, u toku i posle skupa.

Finansijske usluge

• Kotizacije. Mi fakturišemo i primamo uplate od učesnika.
• Finansijsko upravljanje. Mi brinemo o plaćanju faktura, poreza i honorara pružaocima usluga, predavačima i ostalima.
• Knjigovodstvo i računovodstvo.

Rezervacije – hoteli, putovanja i društveni programi

• Rezervacije. Mi rezervišemo hotele, avio karte, kao i prevoz do i od mesta kongresa ili događaja.
• Komunikacija sa učesnicima. Mi odgovaramo na upite učesnika i potvrđujemo im rezervacije.
• Održavamo vezu sa hotelima i drugim pružaocima usluga.
• Brinemo o govornicima i gostima. Brinemo o prevozu i smeštaju posebnih gostiju.
• Društveni programi. Predlažemo i organizujemo večernje programe i izlete, kao i odgovarajući prevoz.

Na kongresu

• Osoblje. Možemo da brinemo o svemu – od registracija do hostinga. Takođe vršimo distribuciju materijala za učesnike, predavače i novinare.

Usluge za izlagače

• Šaljemo pozivnice i registrujemo izlagače. Na našoj web stranici izlagači mogu da rezervišu izložbeni prostor i opremu.
• Registracija. Mi primamo i proveravamo prijave izlagača, dodeljujemo im prostor i šaljemo potvrdu i račune.
• Upiti. Mi odgovaramo na upite izlagača, pre i za vreme skupa.
• Informacije za izlagače. Mi prikupljamo informacije vezane za tehničku podršku, raspored i plan mesta održavanja skupa.

Posle kongresa: Praćenje

• Mi radimo i posle kongresa – prikuplamo i obrađujemo povratne informacije.